Politique de Confidentialité
Dernière mise à jour : 13 décembre 2021
Introduction
La protection de vos renseignements personnels est importante pour l’Institut canadien de recherches avancées (le « CIFAR »). La présente Politique de confidentialité explique comment le CIFAR recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels, y compris les renseignements recueillis en personne et relativement à ses sites Web (comme le site Web du CIFAR et le site Web de l’École d’été sur l’apprentissage profond et l’apprentissage par renforcement du CIFAR) (collectivement, les « sites Web »).
Le CIFAR est une entité indépendante, sans but lucratif. À ce titre, nous ne sommes pas assujettis aux lois sur la protection des renseignements personnels qui régissent le secteur privé au Canada, lesquelles visent les organismes à but lucratif, ni aux lois sur la protection des renseignements personnels qui régissent la façon dont les renseignements personnels sont gérés par les institutions gouvernementales à différents paliers à travers le Canada. Néanmoins, nous nous engageons à gérer les renseignements et les données personnelles conformément aux principes sur lesquels reposent bon nombre de ces lois. Ces principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information sont reconnus mondialement dans les pays où la protection des renseignements personnels est une valeur fondamentale. Ils s’inscrivent notamment dans les Lignes directrices régissant la protection de la vie privée et les flux transfrontières de données de caractère personnel de l’OCDE et dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Ces principes offrent un cadre pour l’autoréglementation volontaire des organisations du secteur privé en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels, ainsi que pour l’accès aux renseignements personnels. Ils permettent aux personnes de décider comment leurs renseignements personnels sont traités dans le secteur privé.
Table des matières
- Votre consentement
- Définition du CIFAR des renseignements personnels
- Renseignements personnels recueillis par le CIFAR
- Utilisation des renseignements personnels par le CIFAR
- Divulgation des renseignements personnels par le CIFAR
- Retrait du consentement
- Conservation des renseignements personnels
- Protection des renseignements personnels
- Exactitude des renseignements personnels et accès à ceux-ci
- Renseignements non personnels
- Autres sites Web et entreprises
- Sites de réseaux sociaux et sites similaires
- Renseignements personnels concernant des enfants
- Modifications de la Politique de confidentialité
- Avis à votre intention
- Comment communiquer avec nous
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Votre consentement
En fournissant vos renseignements personnels au CIFAR, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation, à leur divulgation et à leur conservation par le CIFAR conformément à la présente Politique de confidentialité et à la loi applicable. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment tel que décrit à l’article 6, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Nous vous informerons des conséquences éventuelles d’un tel retrait.
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Définition du CIFAR des renseignements personnels
Dans la présente Politique de confidentialité, l’expression « renseignements personnels » s’entend des renseignements sur une personne identifiable, comme son nom et son adresse électronique, mais elle n’inclut pas (dans la mesure permise par la loi) les renseignements qui sont accessibles au public dans un annuaire téléphonique ou en ligne qui constituent des coordonnées professionnelles permettant de contacter une personne à son lieu de travail. Les renseignements personnels n’incluent pas non plus les données qui ont été regroupées ou anonymisées de la façon indiquée à l’article 10 ci-dessous.
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Renseignements personnels recueillis par le CIFAR
Nous recueillerons le minimum de renseignements personnels nécessaires à la réalisation des objectifs que nous avons définis. Nous recueillerons vos renseignements personnels par des moyens honnêtes et licites.
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Renseignements fournis par vous
Dans le cadre de vos interactions avec nous, il se peut que l’on vous demande de donner volontairement vos renseignements personnels au CIFAR. Voici des exemples de renseignements que nous pouvons recueillir :
- coordonnées (nom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone) quand vous faites une demande ou entrez en contact avec nous;
- coordonnées, affiliations universitaires et préférences linguistiques quand vous vous abonnez à un bulletin du CIFAR ou à un bulletin d’une École d’été sur l’apprentissage profond et l’apprentissage par renforcement ou quand vous vous inscrivez en ligne à une activité ou à un programme du CIFAR;
- coordonnées, affiliation universitaire et autres renseignements relatifs à l’éducation et à l’emploi lorsque vous présentez une demande ou participez à un programme ou à une activité (y compris l’École d’été sur l’apprentissage profond et l’apprentissage par renforcement);
- coordonnées et informations de paiement lorsque vous faites un don sécurisé au CIFAR en passant par les sites Web;
- coordonnées, préférences de communication et correspondance que vous nous envoyez;
- on pourrait vous demander de fournir des renseignements sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI), notamment si vous vous identifiez comme faisant partie d’une communauté digne d’équité.
Dans de telles circonstances, vous pouvez choisir de ne pas fournir certains des renseignements personnels demandés, mais cela vous empêchera peut-être de poursuivre l’interaction ou la transaction que vous aviez prévu d’avoir avec le CIFAR ou de profiter de tout autre manière du produit ou service souhaité.
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Collecte automatisée
Le CIFAR peut recueillir automatiquement certains renseignements concernant votre utilisation de sites Web. Voici des exemples de renseignements que nous pouvons recueillir :
- dates et heures d’utilisation des sites Web;
- navigateurs, systèmes d’exploitation, logiciels et appareils que vous utilisez pour accéder aux sites Web;
- adresse du site Web que vous aviez visité auparavant;
- géolocalisation générale et votre adresse IP;
- détails de votre utilisation des sites Web, y compris les pages que vous consultez, la durée de votre visite et le nombre de fois que vous les avez consultés.
Les sites Web peuvent utiliser des technologies (témoins [« cookies »], balises Web, jetons, pixels ou mots clés) pour recueillir des informations qui aident le CIFAR à améliorer ses produits, services, communications clients et publicités et à éviter la fraude. Le CIFAR peut utiliser les renseignements recueillis par des moyens technologiques pour vous reconnaître en tant qu’utilisateur des sites Web, pour faciliter et améliorer votre utilisation de ceux-ci, pour confirmer que des messages vous ont été livrés et que vous les avez ouverts ainsi que pour vous transmettre des publicités ciblées. Vous pouvez choisir de refuser ou de désactiver les témoins si votre navigateur Web ou votre appareil le permet, mais cela risque de vous empêcher d’accéder à certaines fonctionnalités des sites Web ou de les utiliser.
Certains des renseignements recueillis automatiquement par des moyens technologiques sont des renseignements non personnels (ainsi appelés car ils ne vous identifient pas). Le CIFAR traitera ces renseignements non personnels de la façon expliquée ci-dessous dans la présente Politique de confidentialité, sauf exigence contraire dans la loi applicable.
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Utilisation des renseignements personnels
Le CIFAR peut utiliser les renseignements personnels qu’il a recueillis à votre sujet à des fins connexes ou découlant de votre relation et de vos transactions avec le CIFAR et de la façon établie dans la présente Politique de confidentialité ou autorisée par la loi applicable, y compris :
- pour vous contacter et correspondre avec vous au sujet de vos transactions et de votre utilisation des programmes, activités et services du CIFAR;
- pour faciliter vos interactions et transactions avec le CIFAR, y compris pour personnaliser et améliorer votre expérience sur les sites Web et lors des programmes et activités du CIFAR;
- pour vous fournir des renseignements à propos du CIFAR et de ses programmes, activités et services, ainsi que des programmes, activités et services offerts par d’autres entreprises, dans la mesure permise par la loi applicable;
- pour traiter votre don, et vous tenir informé de notre mission et vous demander votre soutien en la matière;
- pour traiter vos demandes, requêtes et autres communications et y répondre;
- pour maintenir, protéger et améliorer les sites Web, ainsi que les programmes, activités et services du CIFAR;
- pour protéger et faire respecter les droits, intérêts et recours légaux du CIFAR et protéger les activités, les opérations et les clients du CIFAR ou d’autres personnes, y compris la sécurité et la surveillance des fraudes et leur prévention;
- pour se conformer aux exigences légales et réglementaires;
- pour attribuer et administrer des bourses, et évaluer, vérifier et améliorer les programmes du CIFAR.
Le CIFAR peut utiliser vos renseignements personnels pour créer des renseignements non personnels, et il peut alors utiliser, divulguer, transférer et conserver les renseignements non personnels de la façon indiquée ci-dessous dans la présente Politique de confidentialité.
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Divulgation des renseignements personnels
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Consentements particuliers
Le CIFAR peut divulguer vos renseignements personnels à d’autres personnes conformément aux consentements explicites ou implicites que vous donnez au cours de vos interactions et de vos transactions avec le CIFAR. Par exemple, si vous faites un don au CIFAR, celui-ci peut divulguer votre nom sur les sites Web avec votre consentement.
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Fournisseurs et prestataires de services
Le CIFAR peut divulguer vos renseignements personnels à ses fournisseurs et prestataires de services (y compris ceux qui fournissent des services de technologie de l’information, de traitement des paiements, de livraison de courrier électronique, de marketing et de soutien à la clientèle) pour aider le CIFAR à vous fournir des renseignements et des services, pour fournir des services au CIFAR, pour aider le CIFAR à utiliser vos renseignements personnels de la manière décrite dans la présente Politique de confidentialité et de la façon permise par la loi applicable.
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Partenaires et autres tiers
Dans certaines circonstances, le CIFAR peut échanger des renseignements personnels avec ses partenaires et d’autres tiers. Le CIFAR ne divulguera vos renseignements personnels à un tiers qu’après avoir obtenu votre consentement, si vous avez donné votre consentement à ce tiers, ou si nous sommes légalement tenus de le faire ou y sommes autorisés. Par exemple, si vous vous inscrivez à une activité organisée par le CIFAR avec la participation de tiers, nous pouvons divulguer des informations à ce tiers dans la mesure où il le faut pour tenir cette activité. Si vous fournissez volontairement des renseignements sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) dans une demande, nous pourrions divulguer ces renseignements aux examinateurs dans la mesure nécessaire pour évaluer la demande.
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Application de la loi et divulgations légales
Le CIFAR peut divulguer vos renseignements personnels de la façon exigée ou autorisée par la loi applicable, y compris pour se conformer à une assignation à comparaître, un mandat ou une ordonnance judiciaire ou arbitrale ou une obligation de divulgation de litige. Le CIFAR peut divulguer vos renseignements personnels aux organismes d’application de la loi ou à d’autres organisations tierces s’il croit raisonnablement que la divulgation est nécessaire ou appropriée au nom de la sécurité nationale, de l’application de la loi ou d’autres sujets d’importance publique, ou si le CIFAR croit raisonnablement que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger et faire respecter ses droits, intérêts et recours légaux ou pour protéger ses droits, intérêts, activités, opérations ou clients ou ceux d’autres personnes (notamment pour détecter et prévenir la fraude et d’autres activités illégales, ou pour faire appliquer l’une des conditions d’utilisation, conditions de service ou autres conventions qui régissent l’accès à l’un des produits ou services du CIFAR ou l’utilisation de ceux-ci). Le CIFAR n’a aucun contrôle, ni aucune responsabilité ou obligation à l’égard de l’utilisation, de la divulgation ou de la conservation de vos renseignements personnels par les organismes, les organisations tierces ou d’autres personnes à qui il divulgue les renseignements dans les circonstances ci-dessus, et la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements divulgués par eux ne sont pas assujetties à la présente Politique de confidentialité.
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Transactions commerciales
Le CIFAR peut divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une transaction commerciale proposée ou réelle à laquelle il participe (p. ex., regroupement d’entreprises, réorganisation, fusion ou acquisition, ou vente ou transfert de tout ou d’une partie de l’entreprise ou des actifs du CIFAR); dans ces circonstances, le CIFAR exigera que le destinataire des informations accepte de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels conformément à la loi applicable.
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Retrait du consentement
Lorsque vous interagissez avec le CIFAR, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité. Vous pouvez retirer votre consentement comme suit :
- Désactivation des témoins : Vous pouvez choisir de refuser les témoins ou de les désactiver si votre navigateur Web ou votre appareil le permet, mais cela risque de vous empêcher d’accéder à certaines fonctionnalités des sites Web;
- Communication avec nous : Vous pouvez retirer votre consentement à d’autres fins (comme la réception d’un bulletin d’information) en nous contactant aux coordonnées figurant à la fin de la présente Politique de confidentialité. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et à condition de donner un préavis raisonnable.
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Conservation des renseignements personnels
Le CIFAR conservera vos renseignements personnels pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins énoncées ou citées dans la présente Politique de confidentialité et pour se conformer à ses obligations légales ou appliquer ou protéger ses droits selon la loi, ou pendant une période plus longue pouvant être exigée ou autorisée par la loi applicable. Le CIFAR supprimera, éliminera ou dépersonnalisera vos renseignements personnels dès lors que la loi applicable n’exige ou n’autorise plus la conservation des renseignements aux fins énoncées ou citées dans la présente Politique de confidentialité.
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Protection des renseignements personnels
Nous accordons une grande importance à la confidentialité et à la sécurité de vos renseignements personnels. Le CIFAR met en œuvre des mesures de protection raisonnables, y compris des mesures de sécurité et de sauvegarde administratives, physiques et techniques, adaptées à la sensibilité des renseignements personnels en sa possession ou dont il a la gestion pour aider à protéger les renseignements contre l’accès non autorisé, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la suppression ou des risques similaires. Le CIFAR reconnaît qu’il est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion, y compris ceux qu’il a confiés à un tiers à des fins de traitement. Nous utiliserons des contrats ou d’autres moyens pour assurer un niveau de protection comparable aux renseignements personnels que le CIFAR transfère à un tiers à des fins de traitement.
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Exactitude des renseignements personnels et accès à ceux-ci
Le CIFAR est résolu à s’assurer que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour dans la mesure où c’est nécessaire aux fins auxquelles ils sont destinés, en particulier lorsque nous avons l’intention de les utiliser pour prendre une décision qui vous touche directement. Pour aider le CIFAR, vous devez l’informer rapidement de tout changement aux renseignements personnels que vous lui fournissez en utilisant les procédures prévues à cette fin par le CIFAR ou en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels du CIFAR aux coordonnées figurant à l’article 16 à la fin de la présente Politique de confidentialité.
Bien que le CIFAR ne soit pas assujetti à une loi sur la protection des renseignements personnels et qu’il n’ait donc pas d’obligation légale, nous sommes attachés au principe selon lequel vous devriez être informé sur demande de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels dont nous avons la gestion, et que vous devriez avoir accès à vos renseignements personnels sur demande, sous réserve de limites raisonnables. Vous pouvez également contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections nécessaires.
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements en utilisant les coordonnées figurant à l’article 16 à la fin de la présente Politique de confidentialité. Veuillez inclure suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier et de récupérer vos renseignements. Tout renseignement personnel que vous nous fournissez pour faciliter l’accès ou la correction sera utilisé uniquement à cette fin.
Il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir tous vos renseignements personnels sur demande. Il existe toujours des limites raisonnables et nécessaires à l’accès; nous reconnaissons toutefois que ces exceptions doivent être limitées et précises. Sur demande, nous vous fournirons les raisons claires de tout refus d’accès aux renseignements. Les exceptions peuvent inclure, par exemple, des renseignements qui contiennent des références à d’autres personnes, des renseignements que nous ne pouvons pas divulguer pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, des renseignements protégés par le secret professionnel ou le privilège relatif au litige, et des renseignements dont la communication est d’un coût prohibitif. Lorsque vous demandez l’accès à vos renseignements personnels, vous devez garder à l’esprit que nous nous engageons à donner accès aux dossiers dont nous avons la gestion qui contiennent vos renseignements personnels, et non à créer de nouveaux dossiers.
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Renseignements non personnels
Le CIFAR peut utiliser vos renseignements personnels pour créer et recueillir des renseignements personnels qui ont été agrégés ou autrement anonymisés de telle façon à ne plus se rapporter à une personne identifiable. Le CIFAR prendra des mesures raisonnables pour réduire ou éliminer le risque de réidentification dans les renseignements agrégés ou autrement anonymisés. Si le CIFAR crée des renseignements non personnels (renseignements qui ne concernent pas une personne identifiable), le CIFAR peut utiliser, divulguer, transférer et conserver ces renseignements non personnels à quelque fin et de quelque manière que ce soit. Si des renseignements non personnels sont combinés avec vos renseignements personnels, le CIFAR traitera les renseignements non personnels combinés comme des renseignements personnels aux fins de la présente Politique de confidentialité, et ce, aussi longtemps que les renseignements non personnels demeurent combinés avec vos renseignements personnels.
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Autres sites Web et entreprises
La présente Politique de confidentialité traite uniquement de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels faites par le CIFAR. Les sites Web et la correspondance (y compris les courriels et les messages) peuvent inclure des publicités pour des produits et services offerts par des entreprises indépendantes ou des liens vers des sites exploités par des entreprises indépendantes; le CIFAR peut aussi vous envoyer vers ces sites ou vous fournir des informations sur ces entreprises indépendantes. Le CIFAR n’a aucune responsabilité ou obligation relativement à ces autres sites, services en ligne ou entreprises indépendantes, à leurs produits ou services, ou à la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation qu’ils font de vos renseignements personnels, et n’exerce aucun contrôle à cet égard. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas à la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels par ces sites Web, services en ligne et entreprises indépendantes. Si vous avez des questions sur la manière dont ces sites Web, services en ligne ou entreprises indépendantes collectent, utilisent, divulguent ou conservent des renseignements personnels, veuillez communiquer avec leurs propriétaires ou exploitants.
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Sites de réseaux sociaux et sites similaires
Lorsque vous utilisez certaines parties des sites Web ou d’autres services pour accéder à des sites de médias sociaux ou pour y publier des informations, les renseignements personnels que vous publiez ou diffusez sur ces sites tiers sont visibles par d’autres personnes et peuvent être lus, recueillis, utilisés et divulgués par d’autres personnes, y compris pour vous envoyer des messages non sollicités. Lorsque vous cliquez sur un lien menant à un site de réseaux sociaux, vous quittez les sites Web et accédez à ce site de réseaux sociaux. Toute information fournie dans les sites de réseaux sociaux tiers et dans d’autres sites tiers est régie par leurs propres politiques de confidentialité, que vous pouvez lire dans le site applicable. Vous êtes l’unique responsable des renseignements personnels que vous choisissez de publier ou de divulguer dans de tels cas. Le CIFAR n’a aucun contrôle ni aucune responsabilité ou obligation relativement à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels que vous divulguez dans de tels cas, et la présente Politique de confidentialité ne s’applique pas à la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels faites par ces sites Web tiers.
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Renseignements personnels concernant des enfants
Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels concernant des enfants sans le consentement d’un tuteur légal. Si vous pensez que nous pourrions détenir des renseignements provenant d’un enfant ou le concernant, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels du CIFAR aux coordonnées figurant à l’article 16 à la fin de la présente Politique de confidentialité.
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Modifications de la Politique de confidentialité
Le CIFAR peut modifier de temps à autre la présente Politique de confidentialité eu égard à son application au CIFAR en publiant sur les sites Web une nouvelle version de la Politique de confidentialité. La collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de vos renseignements personnels par le CIFAR seront régies par la version alors en vigueur de la Politique de confidentialité. La poursuite de vos interactions avec le CIFAR après une modification de la Politique de confidentialité signifie que vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation de vos renseignements personnels par le CIFAR conformément à la version modifiée de sa Politique de confidentialité. En conséquence, vous devez vérifier la date de la « dernière mise à jour » de la Politique de confidentialité (figurant au début de la Politique de confidentialité) et consulter toute modification depuis la dernière version. Si nous apportons des modifications importantes à notre processus de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels, nous vous ferons parvenir un avis.
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Avis à votre intention
Vous consentez à ce que le CIFAR vous envoie des courriels (à l’adresse électronique que vous lui aurez fournie) concernant la présente Politique de confidentialité et des sujets connexes.
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Comment communiquer avec nous
Si vous avez des commentaires ou des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de vos renseignements personnels faites par le CIFAR, veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels du CIFAR aux coordonnées suivantes :
Institut canadien de recherches avancées
À l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Centre MaRS, tour Ouest
661, avenue University, bureau 505
Toronto (Ontario) M5G 1M1 Canada
Tél. : 416-971-4251
Adresse électronique : privacy@cifar.ca